オフィス移転スケジュールで押さえておくべきポイントとは！移転の流れと期間の目安も解説2023年09月11日(月)
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オフィス移転は日常業務を行いながらの作業となるため、時間と労力が必要となります。そのため、事前に計画をしっかりたてることが大切です。
そこで本記事では、オフィス移転の流れと押さえておくべきポイントを詳しく解説します。
オフィス移転のチェックリスト！流れを期間ごとに解説
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オフィスの移転期間は、1年ほどかけてじっくりと移転をするケースもありますが、一般的には6ヵ月ほどです。
まずは、次の表を基にオフィス移転のおおまかな流れを解説します。
さらに細かいチェックポイントについては、下記からご覧ください。
半年前までに準備しておくこと
物件探しの前にする準備が、オフィス移転を左右する最も大切な部分ともいえるため、主に次のような事前準備をしっかりしましょう。
- 移転の目的を明確にしておく
- 移転先の条件をあげる
- 移転スケジュールの作成をする
- どのようなオフィスにするかのイメージを具体化する
- オフィス候補・調査・比較をする
- 原状回復工事の概算をだす
オフィス移転をスムーズに行うために、移転チームを立ち上げて計画を立てます。
一般的には、総務から代表を選び、各部署からひとりずつ担当として出すことで、それぞれの部署の立場からの意見がきけるでしょう。
また、社員一人ひとりの意見を集約する場合もあれば、経営陣が示す方向性やビジョンから移転チームが具体化していく場合もあります。
どの方法で行うにしても、社員一人ひとりがオフィス移転後の働き方をイメージできることが大切です。
また、最初にオフィス移転の目的やコンセプトを明確にしておくことで、物件探しからオフィスのプランニング・レイアウト・オフィス移転までスムーズに行えるでしょう。
6ヵ月前～5か月前にしておくこと
物件候補の中から移転するオフィスを決定し、オフィス賃貸借契約を進めていきます。
- 新オフィス入居申込書の提出
- 重要事項説明
- 預託金支払い
- 契約条件確認と手続き
- 各業者の選定と依頼
内装・家具・通信・リース・引越しの各専門業者を選定し、打ち合わせを重ねて具体化していきます。
また、今のオフィスについての原状回復工事の業者選定や見積もりについても出しておきましょう。
4か月前～3ヵ月前にしておくこと
新オフィスの設計図、プランなどの最終調整に入ります。
- 新オフィスレイアウトを決める
- 移転作業のスケジュール詳細を決める
廃棄するものと新しく購入するものは何か、整理しておくことをおすすめします。
工事に入る前に、業者と認識のズレがないかも、しっかりと確認しておきましょう。
2か月前にしておくこと
いよいよ移転作業を開始します。
引越しの準備に入るため、購入した什器の搬入のスケジュール調整も忘れずにしましょう。
- 新オフィス内装や設備などの工事
- 社員へスケジュール通達
- 梱包や搬出作業のマニュアルなどを準備
- 取引先に移転案内など作成・配布準備
スムーズな引越しのためには、什器が希望しているレイアウトの通りに配置できるかもしっかり確認し、配置しやすいようにしておきましょう。
1ヵ月前にしておくこと
オフィスの内装工事・新しい什器の搬入・インターネット・電気の工事などを行います。
届出や手続きも複数あるため、混乱しないようにリストを作成してから進めていくことをおすすめします。
- 各届出と手続き
- 新オフィスについてのマニュアルなど作成・配布
新オフィスについてのマニュアルを作成し、社員に配布しておくことで、移転後の業務もスムーズに行いやすいでしょう。
オフィス移転後にすること
新オフィスに移転後は、以前のオフィスの原状回復工事と明け渡しを行います。
- 旧オフィスの原状回復
- 旧オフィスとの契約解除
廃棄するものがあれば、産業廃棄物として処分する必要があります。自社で運ぶことも可能ですが、処分する量によっては社員の負担が大きくなるため、専門業者に依頼しましょう。
オフィス移転計画！立て方のポイントとは
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オフィス移転の計画において大切なポイントは「目的とコンセプト」の決定と共有です。
オフィスを移転する目的やコンセプトがしっかりと定まっていない状態で、計画をスタートさせても移転がメリットとならず、マイナスになることさえあります。
逆にいえば、目的とコンセプトさえしっかりとしていれば、移転がプラスに働くでしょう。
例えば、社員数が増加し移転を考えたとき、オフィスの大きさは十分でも多くの社員が通勤しにくくなったり、騒音や臭気などが酷く業務に集中しづらくなったりなどの問題がでてきます。
オフィス移転によって「広さの確保」ができたとしても、仕事のしやすさやコミュニケーションの取りやすさなどが以前より悪くなってしまっては、移転がマイナスとなってしまうこともあるでしょう。
また、何を目的にオフィスの移転をしたいのかをしっかり共有できていないと、準備段階からズレが生じてしまい、オフィスの選定から難しくなります。
オフィス移転で心機一転！働きやすさと新たなスタイルに挑戦の可能性
オフィス移転では多くの手続きや作業、準備期間が必要です。
さらに、通常の業務をしながら、オフィス移転に向けた作業をしていかなければなりません。
特に、会社の繁忙期と重なる時期の負担は非常に大きいため、できる限りスムーズに進めていくことが大切です。
なるべく業者に頼らずに自社で行えば、コスト面においては少なくできます。しかし、通常業務への影響や社員の負担、移転にかかる時間と労力を考えた場合、必ずしも自社だけで行うことが良いとはいえないでしょう。
目的やコンセプトにあった新オフィスを効率よく見つけ、スムーズに移転を行うためには、専門業者の利用がおすすめです。結果的に、希望のオフィスを予想より安い賃料で借りられる可能性もあります。
さらに、専門的な知識と交渉力で、より良い条件で借りられることもあるでしょう。
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