フレキシブルオフィスとは？メリットになる企業とデメリットになる企業の違いも解説！2023年10月17日(火)
フレキシブルオフィスを利用する個人や企業も増えている一方、仕組みや利用方法については曖昧な人も少なくありません。
そこで、本記事ではフレキシブルオフィスの種類や内容、利用しやすい企業やしにくい企業についても解説します。
フレキシブルオフィスとは？
フレキシブルとは「柔軟な」との意味があります。
そして、フレキシブルオフィスとは、柔軟に多様なビジネススタイルを実行できるオフィスの総称です。
フレキシブルオフィスの中には、シェアオフィス、コワーキング、レンタルオフィスなどが含まれます。
フレキシブルオフィスは、最低限の必要な設備は準備されているため、スピーディーな使用が可能です。
契約期間も1ヵ月からの短期契約ができるため、本格的な拠点として腰を据えた利用というよりは、一時的や効率性の高さを考えた利用の仕方が目立ちます。
フレキシブルオフィスのメリットとデメリット！ビジネススタイルによるオフィスの選択
フレキシブルオフィスによって、柔軟なオフィスの使い方やビジネススタイルが実現可能ですが、デメリットと感じる部分はあるでしょう。
ビジネススタイルにより、フレキシブルオフィスの利用がメリットにもデメリットにもなる部分について解説します。
フレキシブルオフィスのメリット
必要な契約期間や必要なスペース、必要な通信設備等が整っている状態でレンタルできるため、とにかくスピーディーに始めたい場合に便利です。
また、立地の良い場所にオフィスをレンタルしやすいことや逆に地方に拠点を持つことで、優秀な人材を地域に縛られず採用できます。
コスト面では、体制が整う準備期間がほとんどいらず、確保のための費用が少なくてすむことから、初期費用を抑えられます。
また、共用スペースによって光熱費のコストも抑えることが可能です。
同じ階に複数のオフィスが入り混じることで、情報交換や交流によるビジネスの広がりが期待でき、お仕事のコラボや新たな取引先の開拓に繋がる可能性が広がるでしょう。
フレキシブルオフィスのデメリット
フレキシブルオフィスでは、レイアウトやデザインなどの変更が難しいため、企業コンセプトを、オフィスにしっかり反映させることは難しいでしょう。
また、同じ階に複数のオフィスが入り混じることは、情報交換や交流によるビジネスの広がりを期待できる反面、セキュリティ面での不安があります。
また、共有スペースの一部はオプションとなっている場合がほとんどです。
たとえば、会議室の利用やコピーなどは別途料金が必要となる可能性があります。
そのため、初期費用については抑えられますが、長期間の利用については賃貸オフィスにする方が得になる可能性はでてくるでしょう。
ビジネススタイルによるオフィスの選択
フレキシブルオフィスは、ビジネスのスタイルによって、オフィスのスタイルを柔軟に選択できます。
そこで、フレキシブルオフィスの種類と活用法について解説します。
コワーキングスペース
たとえば、個人事業主は作業スペースをそれほど必要としないことも多く、ひとつのフロアで設備を他者と共有しながら利用できる、コワーキングスペースの相性が良いでしょう。
個室というよりは、自由な座席選びの傾向が大きくコミュニケーションが取りやすい空間ともいえます。
シェアオフィス
シェアオフィスはコワーキングスペースに比べて、自社の作業を集中して行う場所として、オフィスの機能性を求めやすい傾向にあります。
そのため、個人よりも中小企業やスタートアップ企業との相性が良いといえるでしょう。
レンタルオフィス
高いセキュリティが求められる場合は、専用の個室としてのオフィスが必要です。
法人登記も可能な場合が多く見られるため、少人数の企業やスタートアップ企業とも相性が良いでしょう。
また、商談が多くある場合は、オフィスとしての機能も充実し、専用の個室タイプが充実しているレンタルオフィスとは相性が良いでしょう。
サービスやバーチャルの利用ができるオフィス
この他にも、必要な設備が整っている状態に加えて、受付や秘書、法人登録までしてくれるようなサービスオフィスと呼ばれる形態があります。
さらに、仮想（バーチャル）事務所として、実体がなく会社としての住所や電話番号の利用だけができるようなバーチャルオフィスもフレキシブルオフィスの仲間です。
自社のビジネススタイルにとって、何が大切で必要かを考え、フレキシブルオフィスをうまく活用しましょう。
フレキシブルオフィスが活かせる企業とは？
今では、出社しなくてもオンラインにて社員や仕事の管理が可能となり、全国だけではなく海外の社員とも同じプロジェクトにおいても支障なく仕事を進めていけるようになりました。
ビジネスによっては、採用や仕事の依頼・受注も全てネット上でできるため、実在していない仮想のオフィスにて開業や法人登記も可能です。
バーチャルオフィス向きの業種としては、webデザイナー、動画編集などweb関係やネットショップ関係、コンサルなどサービス関係があげられます。
営業の範囲が大きい場合、営業担当者は出先にある拠点によって、移動時間などの無駄がなくなり効率よく仕事をまわせるようになります。
また、短期プロジェクトや部署ごとにフレキシブルオフィスを利用することも可能です。
取引先のシェアも可能なため、フレキシブルオフィスをうまく利用できれば、効率よく仕事をすすめていけるでしょう。
フレキシブルオフィスが活かしにくい企業とは？
フレキシブルオフィスのひとつである、バーチャルオフィスの利用で違法になる可能性があります。
許認可には、実在するオフィスの住所が必須である場合は、バーチャルオフィスの登録住所は使用できません。
また、主に次の7つの業種については、事務所についての細かい要件が満たされていなければ許可は下りず、申請後に労働局員の立ち入り調査などもあります。
- 人材派遣
- 職業紹介
- 士業（弁護士・司法書士・行政書士・税理士など）
- 古物商
- 不動産
- 建設業
- 廃棄物処理
その他、探偵や風俗、出会い系など警視庁の許可が必要な場合もバーチャルオフィスでの届出は許可されません。
レンタルオフィスやシェアオフィスなど他のフレキシブルオフィスでも、許認可をもらうための条件を満たせずに利用不可能とされる場合が多くあります。
そのため、条件を満たすフレキシブルオフィスを探すことは難しいといえるでしょう。
フレキシブルオフィスも含め自社にあったオフィスの選択が鍵となる！
ビジネススタイルの幅が広がり、新たな事業が生まれていく中、フレキシブルオフィスをうまく利用することによって、優秀な人材を集めやすくなります。
ただし、フレキシブルオフィスでは、レイアウトについては自由に出来ないため、自社のカラーやコンセプトは表現しにくいでしょう。
そのため、一から構築できる賃貸オフィスなどで、信頼度とセキュリティ度を高めた基盤拠点をつくったうえで、フレキシブルオフィスを利用することはおすすめできる方法です。
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